×
دانلود برنامه ________________________
ما را دنبال کنید ______________________

اولویت بندی در کارها ، ماهیت بنیادین مدیریت زمان

  • Tiktim
  • ۳ آذر، ۱۳۹۵

توانایی شما در اولویت بندی اهداف ، وظایف و فعالیتهایتان ، راه رسیدن به کارآمدی فردی محسوب می شود. این کار چندان آسان نیست. گرایش طبیعی انسان به ” پرداختن به کارهای بی اهمیت ” و تلاش روی کارهایی است که در بسیاری موارد ، اصلا لازم نیست انجام شوند. باید یاد بگیرید که در جریان مخالف آب شنا کرده و بر چیزهایی که واقعا در زندگی تان تاثیرگذارند،متمرکز باشید.

چندین روش اثبات شده برای تعیین اولویت های کاری و شخصی وجود دارد. این روش های سازمان یافته تفکر، به شما امکان می دهند مسائل مربوط را به مسائل نامربوط ، امور مهم را به امور صرفا ضروری و کارهایی را با نتایج طولانی مدت به کارهای ساده ، سرگرم کننده و لذت بخش ترجیح دهید.

از ارزش های خود شروع کنید.

برای تعیین اولویت ها ، از ارزش های خود شروع کنید. چه چیزی واقعابرای شما اهمیت دارد؟ ازمیان تمام چیزهایی که برایتان اهمیت دارند،کدام یک مهمترین هستند؟ ایجاد وضوح در ارزشها قبل از تعیین اولویتهای کاری و شخصی ، جهت رسیدن به سطح بالایی از کارآمدی و بهره وری ضروری است.

ترتیب ارزش ها

ممکن است ارزشهای فراوانی در رابطه با خانواده،کار،تعامل با دیگر افراد و شخص خودتان داشته باشید. قانون این است که همیشه ارزش سطح بالا را به ارزش سطح پایین ترجیح دهید. همواره ارزشی راانتخاب کنید که در آن شرایط خاص، نسبت به دیگر ارزش ها، اهمیت بیشتری داشته باشد.

این امر تنها زمانی روی می دهد که مجبور به انتخاب بین دو گذینه می شوید و باید به خود و دیگران نشان دهید  که کدام یک برایتان اهمیت دو چندانی دارد. ترتیبی که با آن ارزش های خود را انتخاب می کنید، نشانگر چگونگی شخصیت شماست.

شما همان ارزش های خود هستید.

نقطه آغاز مدیریت زمان و تعیین اولویت ها ، فکر کردن در باره شخصیت خود و چیزهایی است که برایتان اهمیت دارند.وقتی این کار را کردید،به طور مداوم فعالیت های خود را ساماندهی خواهید کرد، به گونه ای که آنچه اهمیت بیشتری برایتان دارد، در رتبه او قرار می گیرد.

روش تفکر مبنی بر صفر را در کارهای خود اعمال کنید و از خود بپرسید : ” با توجه به دانش کنونی خود ، اگر امروز مشغول به این کار نبودم ، آیا دوباره به آن می پرداختم؟

وقتی نگرش واضحی نسبت به ارزش های خود در خانه یا محل کار داشته باشید، تعیین اولویت ها برایتان آسانتر است.

به یاد داشته باشید که بدترین شکل استفاده از زمان این است که آن کاری را به بهترین صورت ممکن انجام دهید که اصلا لازم نیست انجام پذیرد.پیتر دراکر می گوید : اولین کار شما تصمیم گیری دراین باره است که ” چه کاری ” را باید انجام دهید؟ سوال در باره چگونگی و زمان آن ، بعدها اهمیت می یابد.پس اگر انجام کاری ارزش ندارد،انجام صحیح آن هیچ ارزشی ندارد.

اصل پارتو را اجرا کنید.

وقتی ارزش های خود را مشخص کردید ، نقطه آغازتعیین اولویت ها ،اجرای اصل پارتو یا قانون ۸۰/۲۰ در تمام بخش های زندگی است.

این قانون بخاطر احترام به اقتصاددان ایتالیایی یعنی ویلفردو پارتو که آن را در سال ۱۸۹۵ تنظیم کرد، اصل پارتو نام گرفت.

طبق این اصل ۲۰ درصد از عملکردهای شما ۸۰ درصد از ارزش کارهایی که انجام می دهید را تشکیل می دهد.اگر فهرستی از ده مورد کاری که باید در ابتدای روز کاری خود انجام دهید، داشته باشید ، دو مورد از آن معمولا ارزشمندتر و مهمتر از سایر کارها خواهد بود.بنابراین، کار شما تعیین ۲۰ درصد از وظایف قبل از شروع کارهاست.

کارهای ضروری را از مهم جدا کنید.

نکته مهمی که در تعیین اولویت ها ، باید به آن توجه کرد این است که باید کارهای ضروری را از مهم جدا کرد.یک کار ضروری ، به ندرت مهم است و یک کار مهم به ندرت ضروری است.

کارضروری چیزی است که باید فورا انجام داد و کار مهم، کاری است که بتوان در کوتاه مدت به تاخیرانداخت.این کارها بزرگتر و دشوارتر است و نتایج مهمتری بر کارو زندگی شما دارد.در اولویت بندی کارها ،اول باید کارهایی را که هم مهم و هم ضروری است انجام داد و سپس به سراغ کارهای دیگر رفت.

می توان کارهای خود را از نظر ضروری و مهم بودن به صورت زیر اولویت بندی کرد :

الف) کاری که از اولویت بالایی برخوردار است هم فوری است و هم مهم

ب ) کاری که از اولویت متوسط برخوردار است یا فوری است یا مهم

ج ) کاری که از اولویت اندکی برخوردار است نه مهم است نه فوری

تمرین روش الف ب ج د ه

یکی از مفیدترین روش ها برای ساماندهی کارها از طریق اولویت،استفاده از این روش است.وقتی فهرست فعالیت های روزانه خود را تهیه می کنید در مقابل هر فعالیت یکی از این حروف را قرار دهید.

کار “الف” کاری است که باید الزاما انجام شود وخیلی اهمیت دارد و انجام ندادن آن پیامدهای مهمی در پی دارد.حرف “الف” در کنار مواردی قرار می گیرند که ضروری و مهم هستند . اگر چند کار در رده “الف ” باشد میتوان آن را با “الف-۱” ، “اف-۲” و…. نامگذاری کرد و هنگام آغاز کار باید از کار “الف-۱” شروع کرد چون اولویت اول شماست.

کار “ب”، کاری است که باید انجام دهید اما انجام دادن یا انجام ندادن آن پیامد کمتری نسبت به کارهای الف دارد و تا وقتی کار الف مانده هرگز نباید به سراغ کار “ب” بروید.کار “ب” بسته به نوع فعالیت ، قابل تفویض ، تاخیر و یا حذف خواهند بود.

کارهای “ج” کارهایی است که نسبت به دو مورد بالا از اهمیت کمتری برخوردارند و انجام دادن یا انجام ندادن آن پیامد  چندانی ندارد و به سهولت قابل حذف هستند.

این روش اولویت بندی را می توانید در تمام مراحل کار و زندگی شخصی خود بکار برید و اگر بتوانید به آن عمل کنید قطعا به فردی کارآمد وموثر تبدیل خواهید شد.


ارسال دیدگاه